ENX Portalında TISAX Kaydı: Adım Adım Başvuru Süreci

Aylarca süren hazırlığın sonunda müşterinin beklediği lokasyon etikette görünmüyorsa, sorun çoğu zaman denetimde değil kayıttadır. TISAX başvurusu iç hazırlıktan ayrı yürüyen idari bir süreçtir: ENX portalında katılımcı kaydı, kapsam ve lokasyonların tanımı, katılım koşullarının kabulü, değerlendirme sağlayıcısının seçimi. Burada yapılan bir yazım veya kapsam hatası sonuca birebir taşınır. Aşağıdaki adımlar başvuruyu yürütecek bilgi güvenliği sorumlusu veya proje yöneticisi için sıralandı.

ENX ve TISAX ilişkisi

TISAX, Alman otomotiv endüstrisi birliği VDA adına ENX Association tarafından işletilen bir değerlendirme ve değişim mekanizmasıdır. Kimden ne bekleyeceğinizi rol dağılımı belirler:

Taraf	Rolü
VDA	VDA ISA kataloğunun sahibi
ENX Association	TISAX’in işletilmesi, kayıt, portal, sağlayıcı yetkilendirme
Değerlendirme sağlayıcısı	Değerlendirmeyi yapan, ENX tarafından yetkilendirilmiş kuruluş
Katılımcı	Değerlendirilen kuruluş veya sonucu görüntüleyen ortak

ENX değerlendirme yapmaz. Değerlendirmeyi yetkili sağlayıcılar yürütür; ENX kaydı yönetir, sağlayıcıların uyumunu denetler ve sonuçların katılımcılar arasında güvenli paylaşımını sağlar. Güncel süreç tanımları ve katılımcı el kitabı ENX’in resmî sitesinde yayımlanır. Aşağıdaki adımlar genel akıştır; ekran ve alan adları portal güncellemeleriyle değişebilir.

Katılımcı kaydı

Kayıt, değerlendirilecek tüzel kişi adına yapılır. Başlamadan önce şu bilgileri tek bir çalışma dosyasında toplayın:

• Tüzel kişinin tam ticari unvanı ve resmî adresi (ticaret sicili kayıtlarıyla birebir aynı yazımla).
• Ana irtibat kişisi ve yedeği: TISAX sürecini yürütecek, ENX ve değerlendirme sağlayıcısıyla yazışacak kişiler.
• Fatura bilgileri ve fatura irtibatı.
• Şirket adına katılım koşullarını kabul edebilecek yetkili kişi.

Kayıt sırasında TISAX katılım koşulları kabul edilir. Koşullar sonuçların kullanımı, gizlilik ve tarafların yükümlülükleri hakkında bağlayıcı hükümler içerir; hukuk birimi veya yetkili yönetici okumadan onaylanmaz. Kayıt tamamlanınca ENX katılımcıya ve kapsama ait kimlik numaralarını iletir. Bu numaralar sonraki tüm yazışmalarda, sağlayıcı sözleşmesinde ve müşteriyle paylaşımda kullanılır. Hemen kayıt altına alın.

Grup şirketlerinde ilk karar, kaydı hangi tüzel kişinin yaptıracağıdır. Belirleyici olan, müşteriyle sözleşmesi bulunan ve müşteri bilgisini veya prototipleri fiilen işleyen şirkettir. Farklı tüzel kişilere ait tesisler aynı kayda girecekse bunun mümkün olup olmadığını ve müşterinin sonucu hangi unvanla arayacağını önceden netleştirin. Müşterinin tedarikçi sistemindeki unvan ile ENX kaydındaki unvan farklıysa paylaşımda eşleştirme sorunu çıkar.

Kapsam ve lokasyon tanımlama

Kayıtta değerlendirme kapsamı tanımlanır: hangi lokasyonlar, hangi değerlendirme hedefleri.

Standart kapsam

TISAX’te önerilen ve müşterilerin beklediği yaklaşım standart kapsamdır: tanımlanan lokasyonlarda, değerlendirme hedefleriyle ilgili tüm süreçler, prosedürler ve kaynaklar kapsama girer. Özel kapsam teknik olarak mümkündür, ama müşterinin bunu kabul edip etmeyeceği belirsizdir. Kapsam kararının ayrıntıları TISAX kapsamı ve lokasyon seçimi yazısında.

Lokasyonlar

Her lokasyon tam adresiyle ayrı ayrı girilir. Kontrol edilecekler:

• Müşteri bilgisinin işlendiği veya prototiplerin bulunduğu tüm tesisleri listeleyin. Sahada en sık gördüğümüz hata, yalnızca genel merkezin girilmesidir.
• Aynı şehirde birden fazla bina varsa her birinin kapsama girip girmediğine ayrı ayrı karar verin.
• Dış bir hizmet sağlayıcıdan alınan veri merkezi (colocation) veya bulut hizmetleri genellikle lokasyon olarak değil, tedarikçi ilişkisi olarak ele alınır ve ISA’daki tedarikçi yönetimi kontrolleri içinde değerlendirilir. Kendi işlettiğiniz sistem odası veya veri merkezi ayrı bir binadaysa lokasyon olarak düşünülmelidir.

Değerlendirme hedefleri

Kapsama, müşteri talebine dayanarak seçilen hedefler eklenir. Hedefler seviyeyi de belirlediği için bu seçim, değerlendirmenin uzaktan mı yerinde mi yapılacağını doğrudan etkiler. Hedeflerin anlamı için TISAX etiketleri yazısına bakın.

Değerlendirme sağlayıcısı seçimi

ENX yetkilendirilmiş sağlayıcıların listesini yayımlar; sözleşme doğrudan katılımcı ile sağlayıcı arasında yapılır. Fiyat tek ölçüt değildir:

Ölçüt	Sorulacak soru
Dil	Görüşmeler Türkçe yapılabilir mi, rapor dili ne olacak?
Takvim	Hedef tarih için denetçi kapasitesi var mı?
Lokasyon erişimi	AL3 için yerinde ziyaret nasıl planlanıyor?
Kanıt sunumu	Kanıtlar hangi kanalla, hangi formatta paylaşılacak?
Bulgu sonrası süreç	Düzeltici eylem değerlendirmesi nasıl yürütülüyor?

Sağlayıcı değerlendirmeden önce genellikle bir başlangıç (kick-off) görüşmesi yapar; kapsam, hedefler, lokasyonlar, takvim ve kanıt paylaşım yöntemi burada teyit edilir. Kayıttaki bilgilerle sağlayıcıya iletilenler arasındaki tutarsızlığı bu aşamada yakalayın. Bir kural daha: bağımsızlık gereği, değerlendirmeyi yapacak sağlayıcı aynı kapsamda size danışmanlık veremez. Hazırlık desteği ile değerlendirme rollerini ayrı tutun.

Kayıttan değerlendirmeye iş akışı

Başvuru adımları ile TISAX değerlendirme hazırlığı paralel yürür. Aşağıdaki sıralama, idari adımların hazırlık takvimine nasıl oturduğunu gösteren bir örnektir; süreler kuruluşun olgunluğuna göre değiştiği için tabloda süre değil sıra var.

Sıra	İdari adım	Paralel iç iş
1	Müşteri talebinin teyidi	Etiket ve lokasyon kararı
2	ENX kaydı ve kimlik numaraları	VDA ISA öz değerlendirmesinin başlatılması
3	Sağlayıcı tekliflerinin alınması	Gap listesi ve iyileştirme planı
4	Sağlayıcı sözleşmesi ve tarih	Kanıt dosyasının hazırlanması
5	Başlangıç görüşmesi	Öz değerlendirmenin son hâli
6	Değerlendirme	Süreç sahiplerinin hazır bulunması

Sık gördüğümüz planlama hatası, değerlendirme tarihini iç hazırlığın gerçek durumuna bakmadan, yalnızca müşterinin istediği tarihe göre sabitlemektir. Tarihi kesinleştirmeden önce öz değerlendirmenin dürüst bir ilk sürümünü bitirin ve açık kontrollerin kapanma süresini tahmin edin. Takvim kanıttan sonra gelir. Olgunluk puanlamasının nasıl yapılacağı VDA ISA olgunluk seviyeleri yazısında anlatılıyor.

Kayıttan sonra lokasyon, irtibat veya hedef değişikliği gerekirse portal üzerinden ya da ENX ile iletişime geçerek kaydı güncelleyin ve değişikliği sağlayıcıya da yazılı bildirin. Değerlendirme başladıktan sonraki kapsam değişiklikleri planın ve teklifin yeniden ele alınmasını gerektirebilir.

Sonuçların paylaşılması

Değerlendirme bitince sonuçlar ENX portalına aktarılır, ama müşteri bunları otomatik görmez. Paylaşımı katılımcı yapar:

1. Portalda paylaşım yapılacak katılımcıyı (müşteriyi) seçin.
2. Paylaşım seviyesini belirleyin. Seviyeler, yalnızca etiketlerin gösterilmesinden raporun daha ayrıntılı bölümlerine kadar kademelidir.
3. Paylaşımı onaylayın ve müşteriye sonuca hangi kimlik numarasıyla erişeceğini bildirin.

Kural basit: müşterinin istediğinden fazlasını paylaşmayın. Ayrıntılı rapor bulguları ve iç süreçlerin açıklamasını içerebilir. Etiketlerin portalda diğer katılımcılara görünür yayımlanması da isteğe bağlıdır; potansiyel müşteriler için görünürlük sağlar, ama hangi lokasyonların değerlendirildiğini de açığa çıkarır.

Kayıtta sık yapılan hatalar

• Yanlış tüzel kişi: Grup şirketlerinde müşteriyle sözleşmesi olan şirket yerine holding veya kardeş şirket adına kayıt.
• Eksik lokasyon: Prototip deposu, tasarım ofisi veya ikinci üretim tesisinin listeye girmemesi.
• Belirsiz hedef seçimi: Müşteriyle teyit edilmeden “her ihtimale karşı” AL3 hedefleri seçilmesi.
• Kişiye bağlı irtibat: Tek bir kişinin e-posta adresiyle kayıt ve bu kişi ayrılınca bildirimlerin kaybolması.
• Kimlik numaralarının kaydedilmemesi: Müşteri paylaşım için numara istediğinde aranması.
• Sözleşme ile kayıt arasında uyumsuzluk: Sağlayıcı teklifinde farklı lokasyon veya hedef listesinin yer alması.

Başvuru öncesi kontrol listesi

• Müşteri talep yazısı ve istenen etiketler yazılı olarak elde.
• Tüzel kişi bilgileri sicil kayıtlarıyla karşılaştırıldı.
• Lokasyon listesi tam adreslerle hazırlandı, kapsam kararı belgelendi.
• Katılım koşulları yetkili tarafından okundu.
• İrtibat kişileri ve yedekleri tanımlandı.
• Sağlayıcıdan alınan teklif kayıttaki kapsamla karşılaştırıldı.
• Paylaşım yapılacak müşteriler ve beklenen paylaşım seviyesi not edildi.

Kayıttan sonra iç hazırlık takvimi başlar; genel çerçeve için TISAX hazırlık rehberine bakın. Kayıt ve kapsam kararlarını değerlendirmeden önce gözden geçirmek isterseniz TISAX denetim öncesi hazırlık hizmetimiz bu kontrolleri içerir.

Sık sorulan sorular

ENX kaydını yapmadan değerlendirme sağlayıcısıyla görüşebilir miyiz?

Evet, ön bilgi ve teklif için görüşebilirsiniz. Ancak değerlendirme, kayıt sırasında oluşan kapsam ve kimlik bilgilerine bağlanır; değerlendirme tarihini kesinleştirmeden önce ENX kaydının tamamlanmış olması gerekir.

Kayıtta yanlış lokasyon girersek ne olur?

Değerlendirme sonuçları kayıtlı kapsama ve lokasyonlara bağlanır. Eksik veya hatalı lokasyon, müşterinin beklediği tesisin etikette görünmemesine yol açabilir. Hatayı fark ettiğinizde değerlendirmeden önce ENX ile iletişime geçip kaydı düzeltin.

Sonuçlar müşteriye otomatik olarak gider mi?

Hayır. Sonuçların kiminle ve hangi ayrıntıda paylaşılacağına katılımcı karar verir. Paylaşım ENX portalı üzerinden, belirli bir katılımcıya ve seçilen paylaşım seviyesinde yapılır; paylaşım yapılmadıkça müşteri sonucu göremez.

Kayıt ücreti değerlendirme ücretini de kapsar mı?

Hayır. ENX kayıt ücretini ENX faturalar; değerlendirme ücreti ise seçtiğiniz sağlayıcıyla yaptığınız sözleşmeye göre belirlenir. Güncel kayıt ücretini ENX sitesinden kontrol edin.