PPAP ve Kalite Kayıtlarının Dijital Arşivlenmesi ve Saklanması

Müşteri şikâyeti geldiğinde ya da geri çağırma incelemesi başladığında ilk istenen, o tarihte geçerli olan kontrol planı, ölçüm raporu ve proses parametresidir. Parça seri üretimde on yıl kaldıysa ve yedek parça dönemi de sürüyorsa, bu dosya on yıl öncesine aittir. Bulamıyorsanız ya da açamıyorsanız sonuç değişmez: kayıt yok sayılır. Aşağıda PPAP ve üretim kalite kayıtları için saklama süresinin nasıl hesaplandığını, arşivin nasıl kurulduğunu ve dosyaların yıllar sonra okunabilir kalması için BT tarafında neyin yapılması gerektiğini anlatıyoruz.

Kayıt saklama gerekliliğinin kaynakları

Saklama süresi tek kaynaktan gelmez. Üç katman birlikte okunur, en uzun olan geçerlidir.

• IATF 16949 madde 7.5.3.2.1: Kuruluşun bir kayıt saklama politikası tanımlamasını ister. Üretim parçası onay (PPAP) kayıtları, takım kayıtları (bakım ve sahiplik dahil), ürün ve proses tasarım kayıtları, satın alma siparişleri ve sözleşmeler ile bunların değişiklikleri için asgari süreyi; parçanın üretim ve servis gereklilikleri için aktif olduğu süre artı bir takvim yılı olarak belirler. Müşteri veya mevzuat daha uzun süre isterse o geçerlidir.
• Müşteri özel gereklilikleri (CSR): Pek çok OEM belirli kayıt türleri için sabit yıl sayıları ya da güvenlik/mevzuat açısından kritik karakteristikler için uzatılmış süreler tanımlar. Alman OEM’lerin CSR’larında dokümante bilgi ve kayıt saklama konusunda VDA Cilt 1’e atıf olabilir; bu durumda ilgili cildin güncel baskısı da kaynak listesine girer.
• Yasal yükümlülükler: Ticari defter ve belgelere ilişkin mevzuat, ürün sorumluluğu ve ihracat yapılan pazarın kuralları ayrı süreler doğurabilir. Bunları hukuk ve mali işler birimleriyle birlikte belirleyin; BT tek başına karar vermesin.

“Aktif + 1 yıl” kuralının pratik sonucu çoğu zaman gözden kaçar. Süre, kaydın oluşturulduğu tarihten değil, parçanın servis ömrünün bittiği tarihten sayılır. Bu tarih kayıt oluşturulurken bilinmez. Bu yüzden arşiv sabit bir imha tarihi değil, “parça aktif değil” olayına bağlı bir saklama kuralı desteklemelidir. Dosya sunucusuna “7 yıl sonra sil” kuralı yazmak burada yanlış çözümdür.

Saklama süresini belirleyen faktörler

Kayıt listesi hazırlanırken her kayıt türü için aşağıdaki sorular cevaplanır. Cevaplar, kaydın hangi saklama sınıfına girdiğini belirler.

Faktör	Soru	Etkisi
Parça yaşam döngüsü	Seri üretim ve servis dönemi ne zaman bitiyor?	Sürenin başlangıç noktası
Karakteristik türü	Özel/güvenlik karakteristiği içeriyor mu?	CSR’a göre uzatılmış süre
Kayıt türü	PPAP, takım, proses, sevkiyat kaydı mı?	Hangi kuralın uygulanacağı
Müşteri	Hangi OEM’in CSR’ı geçerli?	Daha uzun süre önceliklidir
Mevzuat	Yasal saklama yükümlülüğü var mı?	Alt sınır

Sahada işleyen yöntem, kayıt türü ve müşteri kombinasyonuna göre bir saklama matrisi kurmak ve her parça numarasına “aktif/servis/pasif” durumu ile “pasife geçiş tarihi” alanı eklemektir. Parça pasife geçtiğinde ERP’deki durum değişikliği arşivde saklama sayacını başlatır. Bu bağlantı kurulmadıysa sayaç hiç başlamaz, ya da yanlış yerden başlar. Genel BGYS kayıtları için liste yapısı kayıt listesi ve saklama süreleri yazısında; burada otomotiv kalite kayıtlarına özgü farklara odaklanıyoruz.

Arşiv klasör ve meta veri yapısı

Klasör yapısı aramayı hızlandırır, ama tek başına yetmez. Geri çağırma incelemesinde soru şöyle gelir: “şu lot numarasıyla sevk edilen parçanın üretildiği tarihte geçerli kontrol planı hangisiydi?” Bu soruyu klasör adı cevaplamaz. Meta veri cevaplar.

Örnek bir klasör hiyerarşisi:

Arsiv/
  <Musteri>/
    <ParcaNo>/
      PPAP/
        2024-03_Rev-C_Seviye3/
          PSW.pdf
          Kontrol_Plani_RevC.pdf
          PFMEA_RevC.pdf
          Boyutsal_Sonuclar.pdf
          MSA/
          Proses_Yeterlilik/
          _manifest.sha256
      Uretim_Kayitlari/
        2024/
          2024-Q2/
      Takim_Kayitlari/
      Muhendislik_Degisiklikleri/

Her PPAP sunumu kendi klasöründe, değişmeyecek şekilde tutulur. Yeni revizyon önceki klasörün üzerine yazılmaz; yeni klasör açılır. Klasör adında tarih, revizyon ve sunum seviyesi bulunması manuel aramayı kısaltır. Sahada sık gördüğümüz hata, “güncel” adlı tek bir klasörün sürekli üzerine yazılmasıdır. Geçmiş revizyon böylece sessizce kaybolur.

Doküman yönetim sistemi (DMS) kullanılıyorsa şu meta veri alanları zorunlu tutulmalı:

• Müşteri, parça numarası, müşteri parça numarası ve mühendislik değişiklik seviyesi
• Kayıt türü (PSW, kontrol planı, PFMEA, boyutsal rapor, MSA, yeterlilik çalışması)
• Geçerlilik başlangıcı ve bitişi (bir sonraki revizyonun onay tarihi)
• Saklama sınıfı ve saklama kuralı
• Kayıt sahibi (rol olarak, kişi olarak değil)
• Kaynak sistem (PLM, ERP, CAQ, dosya sunucusu)

Geçerlilik tarihleri olunca “şu tarihte geçerli revizyon” sorgusu tek adımda yapılır. Bu alan yoksa denetimde ya da müşteri talebinde revizyonların onay tarihlerini tek tek açıp kontrol edersiniz. Kayıt sahibini kişi adıyla değil rolle yazmanın nedeni basit: kişi ayrılır, rol kalır.

Uzun süreli okunabilirlik: dosya formatları

On beş yıl sonra dosyanın diskte durması yetmez; açılması gerekir. Eski CAQ yazılımlarının özel veritabanı yedekleri, lisansı biten CAD programlarının yerel formatları ve makrolu Excel dosyaları uzun süreli arşivde en riskli içeriklerdir. Hepsi aynı soruna çıkar: dosyayı açacak yazılım artık yok.

İçerik	Riskli format	Arşiv için tercih
Onaylı dokümanlar	DOCX, makrolu XLSM	PDF/A (ISO 19005)
Ölçüm ham verisi	Üretici özel format	CSV veya XML + format açıklaması
3B model	CAD yerel formatı	STEP (ISO 10303) + yerel dosya
Görsel kayıt	Sıkıştırılmış özel format	TIFF veya PNG
Veritabanı kayıtları	Uygulama yedeği	Dışa aktarım (CSV/XML) + şema tanımı

Burada iki kural iş görür. Birincisi, mümkün olan her yerde çift format tutun: düzenleme için yerel format, uzun süreli erişim için açık format. İkincisi, kendi uygulamasına bağımlı verilerde (CAQ, MES) yalnız veritabanı yedeğine güvenmeyin. Uygulama sürümü değiştiğinde ya da tedarikçi desteği bittiğinde eski yedeği geri yükleyecek ortamı kurmak zorlaşır; bazen işletim sistemi bile artık kurulamaz. Kritik kayıtları periyodik olarak açık bir formata dışa aktarmak bu bağımlılığı kırar.

Formatların uzun süreli sürdürülebilirliğine dair tarafsız değerlendirme için ABD Kongre Kütüphanesi’nin dijital format sürdürülebilirliği kaynağı iyi bir başlangıç noktasıdır.

Arşivin bütünlüğü, yedeklenmesi ve geri getirme testi

Arşiv yedek değildir. Arşivdeki tek kopya giderse kayıt da gider. Arşiv deposu yedekleme politikasına dahil edilmeli, en az bir kopyası farklı lokasyonda ve değiştirilemez (immutable) veya çevrimdışı bir ortamda durmalı. Fidye yazılımı önce erişebildiği paylaşımları şifreler; arşiv paylaşımı da buna dahildir. Uzun saklama için teyp ile nesne depolama arasında seçim yapıyorsanız LTO teyp ve nesne depolama karşılaştırması teknik ayrıntıyı verir.

Bütünlük için her arşivlenmiş klasöre bir özet (manifest) dosyası koymak basit ve işe yarar bir yöntemdir. Linux üzerinde:

# Arşivleme anında manifest oluştur
cd /arsiv/MusteriA/12345-678/PPAP/2024-03_Rev-C_Seviye3
find . -type f ! -name '_manifest.sha256' -print0 | sort -z | xargs -0 sha256sum > _manifest.sha256

# Periyodik bütünlük kontrolü (yalnız hataları göster)
sha256sum -c --quiet _manifest.sha256

Windows tarafında aynı kontrol Get-FileHash -Algorithm SHA256 ile yapılır. Manifest kontrolü düzenli çalışırsa sessiz veri bozulması ve yetkisiz değişiklik, yedek döngüsü dolup son iyi kopya silinmeden önce yakalanır. Kontrol hiç çalışmıyorsa bozulmayı ilk fark eden, dosyayı açmaya çalışan denetçi olur.

Geri getirme testi yedeklemenin değil, arşivin testidir. Yılda en az bir kez, rastgele seçilen birkaç parça numarası için şu senaryoyu çalıştırın: “Bu parçanın belirli bir tarihteki geçerli kontrol planını, PSW’sini ve o ayın üretim kayıtlarını getirin.” Süreyi ölçün, açılamayan veya bulunamayan dosyayı not edin, sonucu kayda geçirin. Bu tek test yedekten geri yüklemeyi, meta verinin doğruluğunu ve format okunabilirliğini aynı anda sınar. Geri yükleme testlerinin kanıt olarak belgelenmesi için yedekleme ve geri yükleme denetim kanıtları yazısına bakabilirsiniz.

Erişim, değişmezlik ve imha

Arşivlenmiş kalite kaydı değiştirilmez. Dosya sunucusunda arşiv klasörlerine yalnız okuma yetkisi verin, yazma yetkisini arşivleme işlemini yapan rolle sınırlayın ve bu rolün kullanımını loglayın. Konsolda ilk bakılacak yer klasörün ACL’sidir: “Domain Users – Modify” satırı görüyorsanız arşiv değişmez değildir. DMS kullanılıyorsa “kayıt olarak ilan etme” (records declaration) özelliği dokümanı kilitler ve saklama kuralını bağlar.

İmha saklamanın doğal sonucudur, ama kontrolsüz olmaz. Saklama süresi dolan kayıtlar otomatik silinmek yerine bir imha listesine düşmeli. Kalite sorumlusu açık şikâyet, garanti talebi veya hukuki süreç olmadığını teyit ettikten sonra imhayı onaylar, imha kaydı tutulur. Hukuki saklama (legal hold) durumunda imha askıya alınır.

Arşiv denetim kontrol listesi

• Kayıt saklama politikası 7.5.3.2.1’deki kayıt türlerini ve “aktif + 1 yıl” kuralını içeriyor.
• Her aktif müşterinin CSR’ındaki saklama gereklilikleri matrise işlenmiş ve CSR revizyonu belirtilmiş.
• Parça durum bilgisi (aktif/servis/pasif) ERP’den arşivin saklama kuralına aktarılıyor.
• PPAP sunumları revizyon bazında ayrı ve değiştirilemez şekilde saklanıyor.
• Geçerlilik tarihleri sayesinde “belirli tarihteki geçerli revizyon” sorgulanabiliyor.
• Arşiv formatları envanteri var; açık format karşılıkları tanımlı.
• Arşiv deposu yedekleniyor; en az bir kopya ayrı lokasyonda ve değiştirilemez durumda.
• Manifest/hash kontrolleri düzenli çalışıyor ve sonuçları saklanıyor.
• Yıllık geri getirme testi yapılmış; süre ve sorunlar kayıt altında.
• İmha listesi, onay ve imha kaydı süreci tanımlı; hukuki saklama istisnası var.

Bu kontrollerin IATF denetimindeki diğer BT kanıtlarıyla nasıl birleştiği IATF 16949 denetiminde BT kanıtları rehberinde. Arşiv yapısını ve saklama matrisini birlikte kurmak isterseniz IATF 16949 BT gereklilikleri ve denetim hazırlığı ile yedekleme ve geri yükleme denetimi hizmetlerimiz kalite ve BT tarafını aynı masada ele alır.

Sık sorulan sorular

PPAP kayıtları ne kadar süre saklanmalı?

IATF 16949 madde 7.5.3.2.1’e göre PPAP kayıtları, parçanın üretim ve servis gereklilikleri için aktif olduğu süre artı bir takvim yılı boyunca saklanır. Müşteri özel gereklilikleri veya mevzuat daha uzun süre tanımlıyorsa uzun olan uygulanır.

Taranmış kâğıt kayıtlar orijinalin yerine geçer mi?

Müşterinin özel gerekliliklerine ve ilgili mevzuata bağlıdır. Taramanın okunaklı, eksiksiz ve değiştirilemez saklandığı, tarama sürecinin tanımlı olduğu gösterilebilmelidir. Islak imza gerektiren belgeler için hukuk biriminin görüşünü alın.

Yedekleme sistemi arşiv yerine kullanılabilir mi?

Kullanılmamalı. Yedekleme saklama döngüleri genellikle aylar veya birkaç yıl ölçeğindedir ve eski kopyalar döngü sonunda silinir. Arşivin ayrı saklama kuralları, meta verisi ve arama imkânı olmalı; arşivin kendisi de ayrıca yedeklenmelidir.

Geri getirme testi ne sıklıkla yapılmalı?

Yılda en az bir kez yapmak yaygın uygulamadır. Arşiv sistemi, depolama ortamı veya ilgili uygulama değiştiğinde ek test yapılmalı ve sonuç kayda geçirilmelidir.